Апостиль на оригинал документов
Апостиль – штамп, подтверждающий законность выдачи документов (личных, корпоративных), утвержденный Гаагской конвенцией от 05.10.1961, – призван упростить процесс легализации для граждан стран-участниц. На деле сложно найти другое понятие в международном праве, которое вызывало бы столько же вопросов, сколько их вызывает апостилирование.
Начинаются его сложности с выбора документации, на которую нужно ставить штамп. Где он должен быть – на оригинале (или дубликате), сертифицированном переводе, нотариально заверенной копии? Наше агентство переводчиков знает правильный ответ и всегда готово разъяснить своим клиентам нюансы выбора.
Апостиль на оригинал или копию: от общего к частному
Согласно действующему в РФ регламенту и серии актов, заключенных между Россией и рядом стран Европы, с помощью апостиля могут быть удостоверены и оригиналы, и копии документов (в том числе личных), заверенные у нотариуса. Практика нашей работы показывает, что для повышения шансов принятия пакета апостилировать всегда лучше оригинал. Согласно же законам (российским и международным), штамп допустим на обоих вариантах – подлиннике и нотариальной копии – в случае:
- со свидетельством о браке, разводе, смерти и рождении;
- справками из столичного и регионального загсов (причем в большинстве случаев апостилировать оригиналы или копии нужно там, где они выдавались, либо в Москве);
- документами, подтверждающими изменение гражданского состояния;
- образовательной документацией (аттестаты, дипломы).
Чтобы определиться, куда поставить штамп, когда закон разрешает выбрать для него и оригинал, и копию с нотариальной печатью, стоит обратиться в службу, для которой данная процедура выполняется. Это поможет избежать переделок и сложностей с оформлением визы, гражданства, усыновления и т. д. При этом надо понимать, чем отличаются штампы на разных носителях:
- если это оригинал, то апостиль подтверждает законность процедуры его первоначальной выдачи (подпись уполномоченного сотрудника загса Сочи, например);
- если это заверенная копия, то штамп подтверждает действительность печати и визы нотариуса, который ее заверил.
Только на оригинал
Существуют случаи, когда апостилировать документы нужно только через простановку штампа на подлинниках (оригиналах). К ним относятся ситуации, которых иностранная служба запрашивает:
- согласие супругов (других собственников недвижимости или иного имущества, которое предполагается продать, обменять, подарить и т. д.);
- заявления в официальные службы и инстанции;
- апостиль на доверенность (юридического и физического лица).
Штампом удостоверяются только оригиналы любых договоров, соглашений, заявлений и т. д., которые были оформлены с участием и в присутствии нотариуса (купля-продажа, дарение, договор залога).
Апостилирование заверенной копии
Существуют и ситуации, когда поставить штамп апостиля можно только на нотариальную копию. К ним относятся:
- заверение корпоративной документации (уставы, свидетельства о регистрации компании, постановка на налоговый учет);
- удостоверение законности личных документов, выданных службами бывших республик СССР до момента его распада.
Копия заверяется в случаях, когда получить оригинал не представляется возможным или подлинник не может быть проштампован в силу сильного износа (нечитаемые подписи, реквизиты, печати). Исключение – возможность получения дубликата с читаемыми данными.
Если иностранная служба требует легализованные коммерческие документы или личные письма для рассмотрения того или иного вопроса, нотариальная копия для апостилирования тоже подходит лучше. Точнее, она в принципе делает возможным использование апостиля. Поскольку на оригинальные договоры и письма штамп не ставится, а на копии с нотариальной печатью он проставляться может.
Только обязательно уточните для нотариуса, что это апостиль документов (заверение нужно для узаконивания). Или доверьте процедуру легализации нам – мы сотрудничаем с опытными юристами и нотариусами Москвы и всегда четко ставим задачу своим партнерам, чтобы исключить даже малейшую вероятность отсрочки результата или переделки.